一般来说，我们可以根据重要性来定优先次序，而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。标先后次序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。
时间效益率只是一种评估方式，使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要，也没有紧急性，但是做这件工作获益很大，所用的时间也不多，仍然有很好的理由先办好它。例如，你一天最重要的工作是拟定一项报告，需要花大半天的时间，但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么在你开始草拟你的报告之前，用几分钟的时间把这些小事分配下去，被分配到的人就会有更多的时间去做了。
每天都有无数的事情等待着我们去处理，而且有许多事情看起来还显得非常紧急，比如响个不停的电话，下一个小时的某个会议，给某个客户的回信等等。陷入事务性的圈子，把我们变得忙忙碌碌的情景看来是必须而且是可以理解的，但是实际情况并非如此。每个人一天所做的事情，至少有80%是并不重要的。
什么事是必须做的?这是时间管理的第一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都可以归结为，把时间花在那些不是必须做的事情之上。正确的做法则是找出最重要的一件事，然后去做，也就是说“最重要的事情要先做”。