签字厅的布置
除了专用签字厅，也可以将会议厅、会客室按照签字厅的规范进行布置。正规的签字桌应该为长桌，面向房门，横放于室内。
如果是双边合作，桌子后面应摆放两把椅子；如果签署的是多边合同，可以为每位签字人摆一把椅子，也可以只摆放一把椅子，供签字人轮流就座。如果签署的是双边合同，当随行人员较多时，可以在每位签字人的对面摆放椅子，供随行人员就座。
在签字厅内，除了上述必要的签字用桌椅外，还应事先放好待签的合同文本、签字笔、墨水、吸水纸等文具。签署国际性商务合同时，应在签字桌上摆放各方的国旗。
关于合同文本
在正式签署合同之前，商务各方应对合同的任一条款以至细节都达到一致的认同。签约仪式的主方应提供待签合同文本，为了稳妥起见，还可向各方提供一份副本。
在准备的过程中，主方可以会同各方指定人员一起进行文本的校对、印刷和装订等准备工作。正式合同文本应尽量精美，内页以高档的白纸印刷，文本封面可由软木、真皮等材料制成。
签字人员的服饰
签字仪式是非常正规而严肃的，因此，各方签约人员也应格外重视自己的服饰礼仪。签字人、助签人以及各方随行人员都应穿着正式的商务套装。女士可以穿西服套裙或者旗袍类的礼仪性服装。