致欢迎词的最佳地点，首推经过特意布置的接待室、会客室或会议室。在内容上，欢迎词应包括自我介绍、郑重表示的欢迎之意、对被欢迎者的建议与希望等，其中尤以致辞者的自我介绍不可或缺。在致辞的态度上，要做到胸有成竹，充满自信，面带微笑。特别要注意，与听众进行眼神交流时，要坚持“等距离之际”，不要只看着几个人，而让其他人感到受冷落。致欢迎词时，既可以提前拟好讲稿，届时“照本宣科”，也可以不用稿子，即兴发挥。
2欢送时的即席发言
每逢同事离职、朋友远去或是来访的同行、客户告辞之际，为了表示对他们的尊重，可以赠之以临别赠言。举行正式的欢送会，当着被欢送者以及其他送行者的面，致上一篇欢送词，可以表现出致辞者对友情的珍惜，也可以使被欢送者备觉温暖。
致欢送词的一大好处，是可以说出某些当致辞者自己单独面对被欢送者时，难以说出的话，例如，对被欢送者的评价，对他离去的惋惜，等等。
致欢送词的重点是要充分地表达致辞者的惜别之意。与此同时，亦可表现出致辞者对友谊的珍视。在准备欢送词时，最好包括四项要素：一是对被欢送者的高度评价；二是对既往与之相处的时光的温馨回忆；三是自己真心实意的惜别之情；四是对被欢送者的美好祝福。以上四项要素，不一定每一篇欢送词都要无一遗漏地包括在内，但它们的确是欢送词的“筋骨”。